RPA: GEEN R2D2 MAAR WEL HEEL HANDIG

RPA: GEEN R2D2 MAAR WEL HEEL HANDIG

Robotisering (RPA)

is in opmars.

Terecht vinden wij, want softwarerobots kunnen ons veel repetitief werk uit handen nemen, waardoor wij ons kunnen richten op taken die complexer zijn, menselijke creativiteit vereisen of simpelweg veel leuker zijn. In dit blog leggen we uit wat RPA is, wat het oplevert en hoe wij je ermee kunnen helpen.

RPA: GEEN R2D2 MAAR WEL HEEL HANDIG

Wat is RPA?

Wat is RPA?

Bij RPA, de afkorting van Robotic Process Automation, moeten we niet denken aan de robots die we kennen uit sciencefiction films. Ook niet aan de robotarmen, die aan een lopende band auto’s in elkaar zetten. Bij RPA hebben we het over softwaretoepassingen. Met de robots uit de auto-industrie heeft RPA wel veel gemeen. Beide vormen van robotica worden namelijk ingezet om eenvoudige, terugkerende werkzaamheden uit te voeren.

RPA software doet het werk dat normaliter wordt gedaan door een mens achter een beeldscherm. Denk aan het invoeren van data door middel van tekstinvoer, het plaatsen of verwijderen van vinkjes, het uploaden van standaardbestanden, enzovoorts. Terwijl de software het eenvoudige werk snel, goedkoop, foutloos en zonder nachtrust, lunch- of koffiepauzes uitvoert, krijgen de menselijke medewerkers de ruimte om complexere, meer waardevolle taken te verrichten.

Eenvoudig werk is overigens relatief. Een geavanceerde ‘softwarerobot’ kan gebruikmaken van alle mogelijke soorten interfaces om gegevens op te halen uit verschillende applicaties, spreadsheets, websites of databases. Vervolgens kan een softwarerobot deze data bijvoorbeeld bewerken, invoeren in een andere applicatie en per e-mail verzenden naar de juiste geadresseerde.

RPA: GEEN R2D2 MAAR WEL HEEL HANDIG

Verschillende robots

Wanneer we het over robots hebben, vinden we het vaak leuk om daar menselijke eigenschappen aan toe te kennen. Ondanks het feit dat het hier ‘slechts’ over software gaat, kunnen we met wat goede wil ook bij RPA aan die behoefte toegeven. We maken namelijk onderscheid tussen unattended en attended robots. Vrij vertaald: robots die we lekker hun eigen gang laten gaan en robots die een mensenhand nodig hebben.

Meer over deze robots

Het verschil

Unattended robots zijn geprogrammeerd om geheel zelfstandig hun werk te doen. Binnen een vast tijdsbestek schakelen ze zichzelf aan en weer uit en doen ze zonder menselijke tussenkomst wat er gedaan moet worden.

Attended robots doen ook wat hen wordt opgedragen, maar zijn geprogrammeerd om dat samen met een mens te doen. De robot doet de vervelende klusjes. Hij verzamelt bijvoorbeeld gegevens uit verschillende bronnen en raadpleegt daarvoor evenzovele applicaties. Vervolgens voert hij bewerkingen uit volgens vastgestelde business rules. Daarna komt er een mens aan te pas om te beslissen of het eindresultaat verzonden kan worden, of ingevoerd in een volgende applicatie.

Wat levert het op?

Softwarerobots hebben vaak een korte terugverdientijd: met een relatief lage investering kan een hoog rendement worden behaald. Een simpel voorbeeld is een medewerker die de hele dag bezig is met het verwerken van opdrachtformulieren die via de e-mail binnenkomen, maar nog handmatig ingevoerd moeten worden in een applicatie.

RPA software kan deze taak overnemen. De robot pakt de opdrachten op uit de e-mail en leert deze in te voeren in de applicatie, net zoals de medewerker dat doet. In tegenstelling tot de medewerker, die aan het einde van de werkdag zijn focus verliest en wat foutjes begint te maken, levert de robot 24 uur per dag constante kwaliteit, het hele jaar door, zonder vakantie of ziekteverlof.

Robotisering is ook een bijzonder schaalbare oplossing. Is er ondanks de verhoogde output toch nog behoefte aan meer capaciteit, dan is de eerste robot eenvoudig te kopiëren en werkt u vanuit twee accounts tegelijk.

Robots zijn bovendien minstens even goed als mensen in staat om te leren. De softwarerobot rapporteert over het verrichte werk en vermeldt welke fouten hij daarbij tegenkwam. Veelgemaakte fouten kunnen eventueel automatisch worden gecorrigeerd, al dan niet na ‘overleg’ met een menselijke medewerker. Na afronding van de hoofdtaak kan de robot de aanvrager informeren of een andere applicatie openen en daarin aangeven welke taken zijn verricht en welke bijzonderheden nog om aandacht vragen.

Tot slot kunnen robots snel worden ingezet, een besparing op operationele kosten vormen, controle uitoefenen op processen en mensen de gelegenheid geven om zich te richten op taken met meer toegevoegde waarde.