Digitaliseren deel 3
Eerder een sprong dan een stapje?
Zoals we in het vorige deel van deze blog al schreven, ziet REE BV digitalisering als een proces dat u stap voor stap kunt uitvoeren. De eerste stap is de overgang van papier naar digitale documenten. Voor het ene bedrijf zal dat maar een klein stapje zijn, voor het andere is het al een hele sprong. Dat hangt er maar net vanaf hoever uw uitgangspunt verwijderd is van de gewenste situatie.
Is het in uw bedrijf eerder een sprong dan een stapje? Bedenk dan dat het beginpunt vaststaat, maar dat u met uw doelstellingen kunt spelen. Kleine stapjes werken vaak beter, vooral wanneer u ze slim kiest. Brengt bij voorkeur eerst verbeteringen aan in processen die nu nog tijdrovend, foutgevoelig, duur of minder klantvriendelijk zijn. U zult zien dat de resultaten erg motiverend zijn en het draagvlak voor de veranderingen toeneemt.
Iets abstracter
Bij de tweede stap – die dus ook best de zesde of tiende kan zijn wanneer u de tussenstappen meerekent – wordt het iets abstracter. Dit is de stap waarbij u niet meer denkt in documenten en formulieren maar in data. Onder data verstaan we gegevens of informatie. Deze gegevens bewegen zich door uw bedrijf heen van softwarepakker naar softwarepakket. In een datagedreven organisatie worden al die softwarepakketten bij elkaar gehouden door een integratieplatform.
Een voorbeeld om dit wat te verduidelijken. U werkt in uw bedrijf misschien met papieren of digitale orderformulieren. U heeft de gegevens op zo’n formulier nodig voor meerdere doeleinden. De klantgegevens zijn belangrijk voor de bezorging, maar ook voor het opmaken en versturen van de factuur. Misschien doet uw bedrijf niet in kant en klare goederen, maar moet er na de bestelling iets in elkaar gezet worden door een productieafdeling. Of u moet voor of na de aflevering van de bestelling uw voorraad aanvullen.
Servicebus
In een papieren of beperkt gedigitaliseerde organisatie gaan er dus veel verschillende kopietjes van dat ene orderformulier naar verschillende mensen binnen en buiten het bedrijf. Met alle vertraging en foutkansen van dien. In datagedreven organisaties zijn de data – de gegevens uit het formulier – beschikbaar in de software waar die verschillende mensen of afdelingen mee werken. Bijvoorbeeld doordat iedereen met Microsoft Office365 werkt en daardoor heel eenvoudig gegevens kan uitwisselen en in teams kan samenwerken.
Maar het kan ook zo zijn dat de pakketten voor de boekhouding, de personeelsplanning, het voorraadbeheer en de logistieke planning voor de bezorgdienst naadloos gekoppeld zijn op één bedrijfsbreed platform. Eventueel kunnen externe partijen daar veilig op aansluiten door middel van een zogeheten ‘servicebus’, software die de datastromen van verschillende systemen op elkaar afstemt.
Duurzamere bedrijfsvoering
Het levert u soepel lopende bedrijfsprocessen op. Daarnaast biedt digitaler ondernemen veel kansen voor een duurzamere bedrijfsvoering en een veel beter inzicht in uw resultaten. De gegevens die u nodig heeft voor een rapportage, zijn immers al aanwezig in uw systemen.
Wij van REE BV zien uiteraard heel veel voordelen in digitalisering, maar het blijft aan u om de afwegingen te maken. Wanneer begint u? Waar begint u mee? Wanneer is het voorlopig even genoeg? Op welke ontwikkelingen in uw branche wilt u alvast voorsorteren? Met welke procesverbeteringen bent u uw concurrent te slim af? In welke richting bewegen uw belangrijkste klanten en leveranciers? We helpen u graag bij het vinden van de oplossing die bij u past.