Digitaliseren deel 2
Hoe begin je?
Wie slim digitaliseert, pakt eerst de onderdelen aan waar veel winst valt te behalen ten opzichte van de oude, ‘analoge’ werkwijze. Met die aanbeveling eindigde de vorige blog in deze reeks over digitaliseren. Wij van REE BV zien digitalisering als een proces dat u stap voor stap kunt uitvoeren. Niet alleen blijft het dan overzichtelijk, u kunt ook goed monitoren of het de goede kant op gaat. Bovendien vindt iedereen het fijn om snel resultaat te zien, waardoor u de beslissing om digitaler te gaan werken beter kunt verkopen aan uw organisatie.
Digitalisering komt bij de meeste bedrijven in eerste instantie neer op kiezen voor minder papier. De eerste stappen zijn eenvoudig en beginnen bij het stellen van een aantal simpele vragen binnen de eigen organisatie. Vraagt u zich bijvoorbeeld eens hardop af waarom u nog papieren facturen ontvangt. Een mailtje of telefoontje naar uw leverancier is over het algemeen voldoende om ervoor te zorgen dat facturen als bijlagen per e-mail worden toegestuurd. Vervolgens is het meestal maar een kwestie van een vinkje aanzetten in uw boekhoudpakket om facturen ook digitaal te kunnen ontvangen en verwerken.
procesverbetering?
Het kost nauwelijks moeite en toch heeft u serieus aan procesverbetering gedaan. Een factuur die per ongeluk in de brievenbus van dat leegstaande kantoor naast u belandt? Uw officemanager die er op donderdag niet aan toekomt om de post te sorteren en op vrijdag een dagje vrij heeft? De envelop waar u op maandagochtend een kop koffie overheen gooit? Allemaal irritaties waar u niet meer tegenaan loopt met uw kersverse digitale proces.
Zo zijn er meer – en belangrijkere – werkwijzen om tegen het licht te houden. Hoeveel tijd kost een papieren procedure nu eigenlijk echt? En wat kan er onderweg niet allemaal fout gaan? De informatie wordt verzameld en opgeschreven, ingevoerd in een Excel-bestand en vervolgens geprint. Daarna belandt het op uw bureau en zet u er – eerst nog even zoeken naar een pen – een handtekening op. Vervolgens wordt het door de scanner gehaald en ‘digitaal’ verzonden. Door uw ervaring met het digitaal ontvangen van facturen voelt u inmiddels direct aan dat dit proces efficiënter kan.
Eerlijk blijven
Laten we daarbij wel eerlijk blijven. Een server vol PDF-bestanden en gescande formulieren is niet per definitie beter dan een ringband met diezelfde documenten. Het gaat om de informatie die erin is opgeslagen. Het wordt pas echt nuttig wanneer digitalisering ervoor zorgt dat u die informatie maar één keer hoeft in te voeren, zonder de weg van kladblok via Excel-bestand naar softwarepakket af te leggen. Of wanneer de gegevens razendsnel te vinden zijn door iedereen die ermee moet werken, terwijl beveiliging ervoor zorgt dat anderen juist niet in uw ‘digitale ringband’ kunnen bladeren. Of wanneer u die mooie projectomschrijving op uw website met een simpele handeling ook als referentie in de offerte voor uw volgende project kunt zetten.
Als digitalisering die kant opgaat, gaan we aardig in de richting van datagedreven bedrijfsvoering. Dat wordt dan ook het onderwerp van het derde en laatste deel van blogs in deze reeks.